Jak zorganizovat online školu s Trellem

Přehled možností Trella pro organizaci práce a správu online školy. Vytváříme blogy a nástěnky pro správu uvádění produktů na trh.

Když projekt roste, tým se zvětšuje a počet úkolů se zvyšuje, vyvstává otázka, jak procesy řídit a kontrolovat. Pro malé projekty je bezplatná služba pro řízení projektů Trello perfektní.

Trello je založeno na metodologii Kanban, jejímž hlavním principem je „just in time“. Kanbanové nástěnky jsou vizualizací pracovního postupu, aby každý mohl kdykoli vidět, v jaké fázi se konkrétní úkol nachází. Virtuální nástěnky Trello používají seznamy (fáze) a karty (úkoly), které se „přetahují“ ze seznamu do seznamu pro sledování procesu. Pokud máte potíže s vytvořením nástěnky od nuly, můžete použít šablony a přizpůsobit ji svému projektu.

Trello je pohodlné, protože je přístupné:

Služba je podmíněně zdarma – všechny základní funkce jsou k dispozici ihned po registraci, a to jak pro osobní použití, tak i pro týmy.
Veškeré funkce Trello jsou rusifikované, ale šablony a některé pokyny jsou v angličtině.
Služba je dostupná na různých platformách, můžete použít webovou verzi, aplikaci ve smartphonu, stolním počítači nebo Macu, ale k fungování potřebujete internet.

Placené účty přicházejí s výhodami.

Například Trello Gold – pro osobní použití – vám umožňuje přidávat další vylepšení do vašich nástěnek, používat další samolepky, vlastní pozadí a nahrávat větší soubory. Trello Gold začíná na 3.75 dolarech měsíčně při roční fakturaci. Za každého uživatele, kterého do Trella pozvete, můžete získat měsíc prémiového členství.

Týmový plán Business Class vám umožňuje vytvořit neomezený počet týmových nástěnek, propojit neomezený počet vylepšení a nastavit různé úrovně přístupu k nástěnkám pro každého člena týmu. Cena Business Class je 119.99 USD ročně pro každého člena týmu, k dispozici je 14denní zkušební doba.

Jak organizovat práci online školy v Trellu: přehled struktury a možností

Pro spolupráci je potřeba v Trellu vytvořit tým a přidat členy. Pro každý tým si můžete vytvořit vlastní nástěnky v závislosti na vašich úkolech. Tyto nástěnky mohou být:

pro správu obsahu – blogování a newslettery;
kalendář zahájení a rozvrh hodin;
údaje o týmu – kontakty, harmonogram dovolené atd.;
projektové desky – uvedení produktu na trh;
CRM – s integrací služeb.

V bezplatné verzi může mít tým až 10 aktivních nástěnek, nepodstatné nástěnky lze zavřít a nové otevřít.

Nastavení nástěnky v Trellu

Každou nástěnku v Trellu lze přizpůsobit pro konkrétní proces. Od vnějšího designu a počtu seznamů pro sledování pracovních fází až po integraci s různými službami.

V bezplatné verzi si můžete na každou nástěnku přidat jednu aplikaci pro integraci. V placené verzi Gold si můžete vybrat 3 služby pro integraci (funguje i pro týmové nástěnky), v „Business Class“ je počet vylepšení neomezený. Rozlišovat přístupová práva pro tým ale můžete pouze na placeném účtu, v bezplatné verzi má každý člen týmu administrátorská práva na nástěnce.

Nejčastěji používané vylepšení:

Disk Google;
Slack
Kalendář;
Dropbox
Limit sloupců (limit karet v seznamu);
Uživatelská pole (užitečná pro CRM).

Nastavení seznamů

Seznamy v Trellu obvykle odrážejí fáze práce. Na každé nástěnce si můžete vytvořit seznamy, které vám pomohou řídit pracovní postup. Nejjednodušší možností je třídit úkoly podle fází „k dokončení“, „probíhá“ a „hotovo“. Ve skutečnosti ale může být fází tolik, kolik chcete – Trello nemá žádná omezení na počet seznamů ani karet v nich. Díky tomu si můžete vytvořit nástěnky pro naprosto jakýkoli úkol.

Například nástěnka „Kalendář zahájení“ v online škole může obsahovat seznamy jako: plánované, probíhající, provedené, odložené.

Zde je složitější organizace: práce s online školním blogem →

Každá karta prochází určitými fázemi práce a přesouvá se z jednoho seznamu do druhého:

úkoly pro autory – seznam všech materiálů, na kterých autoři pracují;
k posouzení redaktorem – písemné materiály se zasílají redaktorovi k posouzení;
korektoři – pokud editor neprovádí korekturu materiálů, zda neobsahují chyby a překlepy, pak tento úkol vykonávají korektoři;
sazba – po kontrole editorem a korektorem je materiál odeslán k sazbě; v některých projektech může tento úkol provádět autor nebo editor, případně samostatný specialista;
publikované – hotové materiály.

Jak jste si možná všimli, fáze je třeba přizpůsobit vašemu projektu. Pokud máte designéra, který bude kreslit například obálky publikací, pak se na tabuli objeví další seznam. A pokud některé funkce kombinuje jedna osoba, pak některé seznamy budou pro váš projekt irelevantní.

Nastavení karet

Chcete-li přiřadit úkol libovolnému členovi týmu, musíte v odpovídajícím seznamu vytvořit kartu úkolu a poté:

popište úkol – přidejte text, kontrolní seznamy nebo dokumenty a odkazy;
přiřadit účinkující – zadaní účastníci budou dostávat připomenutí a oznámení o termínech, změnách a připomínkách;
stanovit lhůtu;
Můžete přidat visačky, obal na kartu nebo samolepky.

Každý seznam může obsahovat libovolný počet karet a úkoly v nich lze v případě potřeby rozdělit do fází pomocí kontrolních seznamů. Pokud například úkol obsahuje nějaké podpoložky →

Podrobný popis procesu práce na článku výrazně usnadňuje práci s velkým množstvím obsahu. V placené verzi můžete ke každé položce kontrolního seznamu přidat i účastníka a termín.

Jak kontrolovat termíny a procesy

Kanban zahrnuje striktní dodržování termínů. Trello má několik možností pro sledování procesu: seznamy odpovídající určité fázi práce a také jasné termíny – datum a čas, do kterého musí být každý úkol dokončen.

Chcete-li zůstat v obraze s oznámeními o termínech a změnách, můžete: přidat účastníka na kartu, přihlásit se k odběru karty nebo se přihlásit k odběru konkrétního seznamu. Oznámení přicházejí v samotném Trellu nebo e-mailem – v závislosti na vašem nastavení.

Kromě toho, když jsou termíny stanoveny, uvidíte na samotné kartě značku s termínem:

štítek bez pozadí – pokud je termín ještě daleko;
žlutá značka – brzy vyprší;
červená značka – lhůta vypršela;
zelená značka – úkol splněn.

Užitečné triky pro práci v Trellu

Všechny vaše úkoly na samostatné tabuli

Pokud jste na více nástěnkách, může být obtížné sledovat své úkoly. Zkopírujte karty na svou osobní nástěnku, přidejte původní karty jako přílohu, abyste nezapomněli označit změny pro tým, a pracujte na svých úkolech.

Používejte klávesové zkratky

Některé funkce Trella jsou přístupné pouze jednou klávesovou zkratkou – stiskněte Q a na nástěnce uvidíte pouze své úkoly. Užitečné, když máte hodně úkolů a lidí, kteří je mají dělat.

Proměňte položku kontrolního seznamu na kartu

Některé položky v kontrolním seznamu se mohou stát samostatným úkolem. Převeďte je na karty a přizpůsobte si je. Tato funkce je obzvláště nepostradatelná, když potřebujete k určité položce přidat další informace.

Vytvářejte úkoly a odpovídejte na komentáře e-mailem

Úkoly můžete vytvářet přímo z doručené pošty. Povolte tuto funkci v nastavení nástěnky, nastavte seznam, kam budou tyto úkoly odesílány, a odesílejte nebo přeposílejte e-maily do Trella. V tomto případě:

předmět dopisu se stane názvem karty;
text dopisu je popisem úkolu;
Přílohy z e-mailu budou přidány na kartu.

Pokud dostáváte e-mailová oznámení a potřebujete rychle reagovat na komentář, můžete odpověď odeslat e-mailem.

Bonus: Šablona startovní desky online maratonu

Pokud plánujete online akci s více řečníky, mohla by se vám hodit šablona úvodní nástěnky.

Chcete-li si nástěnku zkopírovat, otevřete nabídku, klikněte na „Více“ a vyhledejte položku „Kopírovat nástěnku“.

Stasya Sher

Copywriter-konzultant marketingové komunikace, editor firemních blogů. Spoluautor kurzů copywritingu a SMM. Poskytuji konzultace v oblasti obsahového marketingu pro mikropodniky i individuální specialisty. Moje superschopnost: marketingový mozek, který si všímá nedostatků v textové komunikaci. Vím, které slovo je třeba odstranit/přidat/nahradit, aby text začal fungovat