Kde najdu projektovou dokumentaci pro bytový dům?
Výstavba bytového domu (MCD) je složitý proces, který není možný bez zpracování příslušné projektové dokumentace. To však neznamená, že po dokončení stavby můžete na projekt zapomenout: projektová (a technická) dokumentace je v procesu dalšího provozu bytového domu naprosto nezbytná. Mnoho majitelů bytů se navíc potýká s nekvalitními stavebními a údržbářskými pracemi.
Máte-li spor s developerskou nebo správcovskou společností (MC), s velkou pravděpodobností se neobejdete bez pořízení projektové dokumentace (umožní prokázat odchylky od projektu, chyby apod.). A i když se vám podaří najít projekt na dům (o tom, kde má být dokumentace uložena, se dozvíte z našeho materiálu), bez odborné právní podpory ve sporu se správcovskou společností či developerem jen těžko dosáhnete úspěchu. Právník posoudí vaše šance na výhru u soudu, připraví všechny potřebné dokumenty a zajistí zastoupení vašich zájmů.
Chcete na to přijít, ale nemáte čas číst článek? Pomohou právníci
Svěřte úkol profesionálům. Právníci dokončí objednávku za cenu, kterou určíte
S tímto problémem může pomoci 47 právníků na RTIGER.com
Vyřešte problém >
Kdo je zodpovědný za uložení dokumentace k domu?
Během života bytového domu tedy vzniká velké množství situací, kdy může být nutné odkázat na projektovou dokumentaci. Tato kategorie dokumentů je součástí technické dokumentace, která by měla být dostupná každému MKD. Podle stávajících pravidel technická dokumentace domu zahrnuje:
- technický pas MKD;
- územní plánování a katastrální plány lokality, na které se bytový dům nachází;
- projektová dokumentace;
- inspekční zprávy;
- extrakt z Rosreestr;
- dokumenty k instalovaným měřicím zařízením a některé další dokumenty.
Nutno podotknout, že vlastníci dokumentace bytového domu jimi disponují, ale v případě bytového domu takové dokumenty mít nemůže každý vlastník bytu. O skladování se stará správcovská společnost, která je odpovědná za vedení a uchovávání technické dokumentace.
Důležité! Řídící organizace mohou mít k dispozici originály i kopie technické dokumentace. Projekt bytového domu lze správcovské společnosti převést elektronicky.
Je developer povinen uchovávat projektovou dokumentaci?
Pokud potřebujete získat projektovou dokumentaci, pak by prvním krokem mělo být kontaktovat správcovskou společnost. Často však dochází k případům, kdy správcovské společnosti prohlásí, že projekt nemají (např. při převodu bytového domu do správy nebyly dodány podklady v plném rozsahu). V tomto případě se můžete obrátit na developera, který se na výstavbě bytového domu podílel.
S uložením dokumentace developerem přitom není vše jasné. Podle SNiP 3.01.04-87 (schváleno 21.04.87. dubna 1987) musí být i po převzetí bytového domu do provozu originály projektu a další technické dokumentace u zpracovatele. Ale ve stejném roce XNUMX byly provedeny změny v SNiP, podle kterých by měla být technická dokumentace převedena na provozní organizace. V tuto chvíli se soudy drží následujícího stanoviska: pokud developer nemůže prokázat, že převedl projekt bytového domu a technické podklady na třetí osoby (MC, investor atd.), pak je uznán odpovědným za jejich uložení (dle na původní verzi SNiP).
Důležité! Projektová dokumentace musí být uložena do doby jejího uložení do archivu: ze zákona je tato doba 20 let. Poté, co dokumenty získají archivní status, jejich uložením se bude zabývat státní nebo městský archiv.
Co dělat v případě ztráty dokumentace?
Současná pravidla počítají s určitým postupem převodu dokladů do bytového domu (například při změně správcovské společnosti), který má zabránit ztrátě dokladů. Následující body jsou zásadní:
- při převodu funkcí správy bytového domu na novou správcovskou společnost jsou dokumenty poskytovány do 30 dnů;
- přenesený balík dokumentů musí odpovídat úplnému seznamu, a pokud nějaký papír chybí, musí být obnoven;
- Odpovědnost za kontrolu úplnosti a relevantnosti poskytnutých dokumentů nese společnost, na kterou přecházejí funkce správy domu.
Ale i přes existenci takového postupu se dokumenty pro domy stále často ztrácejí. Zvláště často se s touto situací potýkají majitelé bytů ve starých budovách, které byly dříve ve správě magistrátu. Pokud došlo ke ztrátě dokumentů pro bytový dům, musíte se obrátit na místní samosprávu s odpovídající žádostí. Žádosti by měly být zaslány také bytové inspekci a státnímu zastupitelství. Restaurování dokumentů by v takových situacích měly provádět osoby, kterým byla svěřena odpovědnost za jejich uložení (a restaurování probíhá na vlastní náklady).
Pokud tedy potřebujete projektovou dokumentaci pro bytový dům, jako první by ji měla hledat správcovská společnost. Pokud vám zaměstnanci správcovské společnosti nemohou pomoci, můžete se pokusit získat dokumenty od vývojáře nebo v archivu.
Máte ještě otázky? Pomohou právníci. Klikněte a vyberte si to nejlepší
Svěřte úkol profesionálům. Právníci dokončí objednávku za cenu, kterou určíte. Nemusíte studovat zákony, číst články a sami rozumět problematice.
Právníci udělají vše za vás.
V procesu práce jakékoli organizace, včetně jednotlivých podnikatelů, se vytváří určitá dokumentace. Některé důležité papíry týkající se základních zakázek, účetnictví a personální práce vyžadují dlouhodobé skladování. Bez archivu je téměř nemožné ukládat a organizovat dokumenty. Článek poskytuje podrobný návod, jak vytvářet archivy dokumentů s přihlédnutím k novým pravidlům pro ukládání dokumentů.
Kdo potřebuje archiv organizačních dokumentů
Podle federálního zákona o archivnictví ze dne 22.10.2004. října XNUMX Č. 125-FZ Povinnost uchovávat archiválie mají nejen státní orgány, ale i obchodní organizace, jednotliví podnikatelé a notáři v soukromé praxi. Pravidla pro jeho provádění byla schválena nařízením spolkového archivu ze dne 31.07.2023. července XNUMX № 77 (dále jen řád č. 77).
Podle nového postupu pro ukládání dokumentů č. 77 jsou státní orgány a samosprávy povinny vytvářet archivy – samostatné instituce nebo strukturální jednotky, kde budou archivní dokumenty uloženy. Pro organizace to není nutné.
Jednotliví podnikatelé a společnosti nezávisle určují, jak organizují ukládání dokumentů:
- ve vlastním archivu, fungujícím jako samostatná konstrukční jednotka nebo konstrukční jednotka v rámci divize;
- na základě smlouvy o outsourcingu.
Obvykle se největší počet dokumentů hromadí v personálním oddělení, účetním oddělení nebo oddělení řízení kanceláře. Pokud se na práci archivu bude podílet jeden pracovník, lze v těchto divizích vytvořit strukturní jednotku.
O tom, kolik lidí bude tuto práci vykonávat, rozhoduje sám manažer – jeden archivář, nebo celá služba. Vše závisí na objemu dokumentace, která vzniká v průběhu činnosti společnosti.
Dávejte pozor! Archivní dokument je jakékoli hmotné médium: papírové nebo elektronické, s cennými informacemi pro stát, organizace, občany. Musí obsahovat podrobnosti, podle kterých jej lze identifikovat. Mezi archivní dokumenty patří např. personální příkazy, pracovní náplně, prvotní účetní doklady, protokoly apod. Jejich podrobnější výčet a lhůty uchovávání viz příkaz Spolkového archivu ze dne 20.12.2019. prosince XNUMX № 236 .
Základní pravidla pro organizační archivy
Pokud si firmy organizují vlastní archiv, pak musí vypracovat místní předpisy – předpisy o stavební jednotce pověřené archivační činností a předpisy o archivu. To je stanoveno v odstavci 3 Pravidel č. 77.
Pro správné psaní těchto dokumentů potřebujete znát aktuální regulační požadavky na archivy. Tento:
1. Federální zákon ze dne 22.10.2004. října 125 č. XNUMX-FZ „O věcech archivnictví. “.
2. Seznam standardních archivních dokumentů, schválen. příkazem Spolkového archivu č. 20.12.2019 ze dne 236. XNUMX. XNUMX. Podle něj jsou stanoveny úložné lhůty.
3. Schválený návod k použití seznamu v článku 2. příkazem Rosarkhiv ze dne 20.12.2019. prosince XNUMX № 237 .
4. Řád pro archivní fond, schválen. nařízením Rosarkhivu ze dne 31.07.2023. července 77 č. XNUMX.
5. Schválené přibližné předpisy o archivu organizace. Na základě příkazu Rosarkhiv ze dne 11.04.2018. dubna XNUMX № 42 .
Dalším dokumentem, který je potřeba ve firmě vypracovat, je seznam případů. Faktem je, že v archivu jsou dokumenty systematizovány podle případů. Jedná se o ukládací jednotku, která obsahuje archiválie stejného předmětu a se stejnou dobou použitelnosti.
Seznam úkolů je nomenklatura. Jeho přibližná podoba je uvedena v přílohách 1 a 2 k pravidlu č. 77. Upozorňujeme, že od roku 2023 označuje samostatně papírové soubory a samostatně elektronické, tedy složené z digitálních dokumentů.
Číselník případů se schvaluje každoročně a vstupuje v platnost 1. ledna běžného roku.
Důležité! Dokumenty se stávají archivními od 1. ledna roku následujícího po roce, ve kterém byly dokončeny pro spisovou službu. Hovoříme o případech, kdy byly naposledy použity v práci. Například deník školení byl dokončen 30. prosince. To znamená, že od 1. ledna může být přenesen do archivu k uložení. Ale pokud byl poslední záznam v něm proveden 1. ledna, pak půjde do skladu příští rok.
Ukládání dokumentů do archivu organizace
Jednou z hlavních fází přípravy na vytvoření archivu je inventarizace obchodních dokumentů a stanovení doby jejich uložení. V Seznam Rosarkhiv má všechny standardní formuláře dokumentů, které tyto lhůty uvádějí.
Dávejte pozor! Dokumenty, které jsou uchovávány déle než 10 let, se předkládají do archivu (čl. 34 Pravidel č. 77). Je-li lhůta pro položku kratší, pak je uchovávají specialisté strukturálních divizí až do jejího uplynutí. Poté jsou zničeny podle úkonu odborné komise.
Návod № 237 striktně vymezuje časový rámec pro uložení různé dokumentace. Vedoucí organizace nemůže samostatně rozhodnout o zničení souborů před stanoveným obdobím nebo zkrácení doby jejich uložení. V opačném případě může inspektor uložit správní pokutu za neposkytnutí důležitých informací (článek 19.7 zákoníku o správních deliktech Ruské federace).
Rozhodnutí o prodloužení doby uchovávání dokumentů je přípustné, ale činí jej pouze speciální odborná a ověřovací komise. V Seznamu je vedle některých dokumentů znak EPK. Pokud jsou pro organizaci důležité, mohou odborníci nastavit nový čas uchování.
Trvale jsou uloženy stanovy, předpisy, kolektivní smlouvy, personální plány, výroční účetní zprávy, zápisy ze schůzí pracovních kolektivů, dokumenty o reorganizaci a likvidaci, jakož i příkazy k hlavním činnostem. Samostatně by měly být zvýrazněny hlavní dokumenty o personálu. Poté, co zaměstnanec odejde, by měli být uchováváni po dobu 75 nebo 50 let. První případ se týká dokončených papírů před 1.01.2003. lednem 22.1, druhý – po tomto datu (§ XNUMX odst. XNUMX zák. Č. 125-FZ ).
Doba uchovávání začíná každým rokem následujícím po roce dokončení kancelářských prací nebo dokončení knih/registrů. Po uplynutí určité doby archivář předá originály státnímu archivu k dalšímu uložení. Podmínky dočasného uložení těchto dokumentů v organizaci jsou obvykle stanoveny dohodou s městskými (okresními) archivy.
Pravidla účtování případů
Evidence dokumentů v archivu organizace probíhá přísně v souladu s Řádem MK. Případy jsou rozděleny do tří typů: trvalé, dočasné (více než 10 let) skladování a dokumenty o personálu propuštěných pracovníků. Jsou registrovány a ukládány odděleně od sebe.
V přílohách Pravidel № 77 V archivu se nacházejí všechny vzory povinné dokumentace používané v archivu: knihy evidence příjmu a vyřazování případů, ověřovací listy, inventáře a jejich evidence, číselník a také listy fondů.
Každý případ obdrží číslo účtu, což usnadňuje vyhledávání a organizaci svazků. Při každém přesunu dokumentu provede archivář zápis do účetní knihy. Jednou ročně bude nutné údaje ověřit a vypracovat revizní zprávu archivního fondu. Odpovědný pracovník musí zjistit, zda se spisy ztratily a v jakém jsou stavu.
Jak uspořádat archiv od nuly
Než začnete organizovat archiv, budete muset vybavit místnost. Musí splňovat podmínky pravidla č. 526. Výjimka: jednotliví podnikatelé a obchodní společnosti. Není nutné pro ně vyčleňovat samostatnou místnost na papíry.
Požadavky na prostory archivu:
- Pro archiv je uvolněna samostatná místnost skládající se z několika místností. Mělo by být umístěno v administrativní budově, nikoli však v podkroví nebo suterénu.
- Speciální vybavení (kovové police a skříně) je umístěno ve skladu.
- Místnost musí být tmavá, suchá, s dostatečným větráním a nouzovým východem a musí splňovat všechny požárně bezpečnostní předpisy.
- Přístup k úložišti je omezen, aby byla zajištěna ochrana osobních údajů. To je důležité, protože pokuty za únik informací nebo zmizení důležitých případů jsou poměrně vysoké.
Algoritmus krok za krokem pro uspořádání archivu
- Vypracovat předpis upravující pravidla archivu organizace (na základě nařízení Federálního archivu ze dne 11.04.2018. dubna XNUMX № 42). Seznamte s místním zákonem osoby odpovědné za archiv a také ty, kteří se budou přímo podílet na jeho práci (například zaměstnanci odpovědní za odevzdání písemností).
- Vydejte příkaz k určení osoby odpovědné za práci archivu. V malých organizacích může tyto funkce vykonávat úředník nebo specialista na lidské zdroje. Stáhněte si vzorovou objednávkulink.
- Ve velkých firmách s velkým personálem je lepší vytvořit samostatný konstrukční celek a pozici archiváře. Nezapomeňte provést změny ve svém personálním plánu. Stáhněte si vzor pracovní smlouvy s archivářemlink.
- Vytvořte popis práce pro novou pozici se stanovenými právy a povinnostmi. Stáhněte si příklad popisu prácelink.
- Vydejte příkaz k vytvoření odborné komise k provedení přezkoumání hodnoty dokumentů. Poté sbírejte EPA každoročně. Stáhněte si vzorovou objednávkulink.
- Komise provede inventarizaci a určí hodnotu dokumentace a dobu jejího uložení na základě informací ze seznamu Rosarkhiv.
- Pro vytvoření archivů dokumentů se na základě zkušebních zpráv vytváří nomenklatura záležitostí organizace.
- Schválit harmonogram přenosu případů do archivu.
Pro rady ohledně pravidel pro změnu personálního stolu při zavedení nové pozice si přečtěte naše článek.
Důležité! Seznam obsahuje zobecněné formulace. Odborná komise musí určit typ každého dokumentu a specifikovat je v nomenklatuře. Doba uložení je uvedena s odkazem na článek Seznam.
Organizace převodu dokumentů do organizačního archivu
Odpovědní pracovníci jsou připraveni odevzdat hotovou dokumentaci. Nejprve je ale potřeba ji připravit na přenos. Do archivu jsou přijímány pouze zcela vyplněné případy podle jednotných formulářů uvedených v Pravidlech.
- Případ se shromažďuje z určitých dokumentů souvisejících s jedním tématem nebo oblastí činnosti (například objednávky pro personál)
- Listy jsou složeny chronologicky a číslovány tužkou.
- Hotové pouzdro se všije do kartonové složky a nalepí se na něj obal podle vzoru.
- Zaměstnanec sestavuje vnitřní inventuru.
- V inventuře si poznamená oddělení, název dokumentu, termíny jeho vedení, počet listů a dobu uložení.
- Poznámky v případě potřeby označují fyzický stav papírů, počet kopií nebo pohyb dokumentu.
Tento postup se provádí každoročně. Obvykle je základem příkaz ředitele. Upozorňujeme, že termín odevzdání písemností vypracovaných v kancelářské práci je nejdříve rok, nejpozději však 3 roky (bod 4.1 Pravidel č. 77).
Na závěr inventury zapište celkový počet převzatých případů (čísly i slovy), případně chybějící listy a datum převodu. Archivář a odpovědný pracovník se podepíší do řádků „Převedeno – přijato“.
Důležité! Soubory zaměstnanců jsou sešity do samostatných svazků pro každý osobní soubor. Stránky jsou uspořádány přísně v chronologickém pořadí – od objednávky až po propuštění. Před předáním případu do archivu z něj odstraňte všechny kopie osobních dokladů a zničte je.
Jak vytvořit elektronický archiv dokumentů
V nových pravidlech pro uchovávání archiválií 2023 č. 77 jsou požadavky na digitální záznamy umístěny v samostatné části. V předchozích předpisech nebyly podrobně rozepsány.
Všechny elektronické archivní dokumenty lze ukládat dvěma způsoby:
1. V elektronickém systému ukládání dokumentů (EDS). Jedná se o speciální software, který splňuje požadavky na informační bezpečnost a je kompatibilní s obdobnými informačními systémy státních a městských archivů.
2. Na fyzicky oddělených médiích – disky, flash disky. Tato možnost se v archivu používá, pokud dokument nevyžaduje zachování právního významu, nebo jej nelze přepsat v úložném systému, nebo má omezený přístup (státní tajemství, DSP).
Elektronický archivní dokument není jen samostatný soubor, ale celý soubor dat:
- hlavní část ve formátu PDF/A;
- přílohy dokumentu – tabulky, grafy, schémata, audio a video;
- soubory elektronického podpisu;
- popis s informacemi podle bodu 141 Pravidel č. 77.
Dokumenty jsou předávány do elektronického archivu organizace ve stejném časovém rámci jako papírové a také podle inventáře. Pouze si dodatečně vytvoří digitální registr s jejich seznamem. A inventář uvádí verzi softwaru, se kterým byly vytvořeny, a software pro jejich přehrávání.
Důležité! Společnost si nemůže vytvořit svůj vlastní úložný systém, ale převést dokumenty k uložení do cizího informačního systému na základě smlouvy o outsourcingu.
Co musíte udělat pro vytvoření elektronického archivu, krok za krokem:
- Rozhodněte se o výběru programu a systému elektronické správy dokumentů.
- Vypracujte seznam případů, vyberte dokumenty, které je třeba nejprve digitalizovat, a ty méně důležité.
- Nákup vybavení a elektronických paměťových zařízení různých formátů (disky, flash disky).
- Do vnitřního archivního řádu doplnit oddíl s požadavky na evidenci a ukládání elektronické databáze.
- Proveďte inventuru svého stávajícího papírového archivu. Upřednostněte digitalizaci u novějších případů a materiálů, kterým právě vypršela platnost.
- Naskenujte vybrané dokumenty a přeneste je na médium.
- Přidejte je do programu pro centralizované ukládání archiválií.
- Jmenujte někoho odpovědného za vytvoření elektronického archivu. Mějte na paměti, že budete muset pravidelně provádět prevenci proti virovým programům.
Elektronický archiv má oproti hmotnému ukládání souborů značné výhody. V první řadě šetří místo a papír a také možnost rychle najít požadované informace. Tato možnost je vhodná pro malé organizace, pro které je obtížné organizovat oddělené úložiště. Na rozdíl od papírových médií se elektronické dokumenty časem neznehodnocují a není možné ztratit některé listy.
Paměťová média se však mohou během používání demagnetizovat nebo poškodit. Každých 5 let musí archivář zkontrolovat technický stav mechaniky a případně informace přepsat. Totéž je třeba provést, pokud se formát přehrávání změnil. Organizace například přešla na modernější vybavení.
Přečtěte si články k tématu na webu
